Faq sul portale Civa

La Legge n° 8 del 28 febbraio 2020 ha introdotto, per il Datore di Lavoro, l’obbligo di iscrizione al portale CIVA allo scopo di assolvere all’obbligo di cui all’art. 36 comma 2, ovvero di comunicare all’INAIL il nominativo dell’Organismo di Ispezione che ha incaricato di effettuare le verifiche periodiche (non si accenna a quelle straordinarie che pertanto rimangono escluse da questa incombenza).

Abbiamo pensato di aiutarvi nell’utilizzo di questo nuovo strumento rispondendo ad alcune domande frequenti che ci vengo sottoposte.

• COS’E’ IL CIVA?

Il CIVA è un applicativo entrato in funzione nel maggio 2019 e che consente all’INAIL di gestire telematicamente tutti i servizi di certificazione e verifica degli impianti e degli apparecchi, nello specifico:

1. denuncia di impianti di messa a terra
2. denuncia di impianti di protezione da scariche atmosferiche
3. messa in servizio e immatricolazione delle attrezzature di sollevamento
4. riconoscimento di idoneità dei ponti sollevatori per autoveicoli
5. prestazioni su attrezzature di sollevamento non marcate CE
6. messa in servizio e immatricolazione degli ascensori e dei montacarichi da cantiere
7. messa in servizio e immatricolazione di apparecchi a pressione singoli e degli insiemi
8. approvazione del progetto e verifica primo impianto di riscaldamento
9. prime verifiche periodiche.

• L’ISCRIZIONE PUO’ FARLA L’ORGANISMO CHE ESEGUE LE VERIFICHE?

NO, agli Organismi di Ispezione, enti di parte terza, ai sensi della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 ed. 2012, è vietato effettuare questo tipo di servizio in quanto si configurerebbe come una consulenza erogata a favore del soggetto titolare dell’impianto, andando così a ledere il principio di terzietà al quale tutti gli Organismi di Ispezione devono sottostare.

È questa una incombenza che potrebbe svolgere il Vs. datore di lavoro, il consulente esterno, il Vs. RSPP o HSE, il Vs. professionista o delegato, il Vs. servizio “sicurezza”.

• NON RIESCO A REGISTRARE L’IMPIANTO SUL PORTALE PERCHE’ MI VIENE RICHIESTO IL NUMERO DI MATRICOLA, DOVE LA TROVO? È INDICATA SUL VERBALE DI VERIFICA?

Il numero di matricola si ottiene inviando la dichiarazione di conformità e l’eventuale progetto dell’impianto elettrico (se l’impianto è soggetto ad obbligo di progetto) agli uffici INAIL e ATS o all’ARPA territorialmente competenti, come previsto dal DPR 462/01 art. 2 – comma 2.

Nel caso la comunicazione fosse stata fatta, ma non vi è mai stato restituito un numero di matricola, quest’ultima potrà essere richiesta attraverso il portale INAIL CIVA nella sezione “Richiedi matricola per impianti denunciati”.

È altresì certo che numeri di matricola attribuiti da ATS, ASL, USSL, ARPA, E.N.P.I. USL, ecc. non vengano riconosciuti dal CIVA ed allora si applicherà in toto la sequenza sopra descritta.

Nel caso in cui l’impianto non fosse mai stato denunciato, allora bisognerà procedere ad effettuarla mediante la sezione “Denuncia impianto non censito” che trovate sempre sul portale INAIL CIVA.

La denuncia dell’impianto comporterà il pagamento di un bollettino a favore dell’INAIL.

Qualora abbiate messo a disposizione del nostro Ispettore la documentazione del vostro impianto e fosse presente la matricola, quest’ultima sarà riportata nella prima pagina del nostro verbale nella sezione in alto a sinistra “Denuncia impianti”. In caso contrario il ns. Verbale non riporterà il numero di matricola.

• COME COMUNICARE IL NOMINATIVO DELL’ORGANISMO CHE HA EFFETTUATO LA VERIFICA?

Una volta registrata l’azienda sul portale INAIL CIVA (https://www.inail.it/cs/internet/comunicazione/avvisi-e-scadenze/avviso-avvio-procedura-civa2019.html),

si potrà accedere nell’ordine alle sezioni:

1. Certificazione e Verifica Impianti e Apparecchi
2. CIVA
3. Impianti di messa a terra e protezione scariche atmosferiche
4. Comunicazione organismo abilitato (art. 7-bis DPR 462/01)
5. e quindi seguire le istruzioni compilando i campi richiesti sul portale.

• LA COMUNICAZIONE DELL’ORGANISMO, È PERIODICA?

La Legge n° 8 del 28 febbraio 2020, non prevede comunicazioni periodiche o aggiornamenti delle stesse.

Chi ha già provveduto con la comunicazione cartacea inviata via PEC, procedura che era valida fino a giugno del 2020, deve ritenersi in ordine; chi ha provveduto o provvederà col CIVA deve ritenersi in ordine fino ad eventuale cambio dell’Organismo di Ispezione incaricato.

Eventuali altre informative di interesse (corsi, webinar, contatti telefonici) sono fuorvianti e dettate da illegittimi interessi di parte.

• DEVO TRASMETTERE AL CIVA LA COPIA DEL VERBALE DI VERIFICA O ALTRO?

Il verbale di verifica NON deve essere inviato all’INAIL tramite il portale CIVA, ma va tenuto in azienda a disposizione per ogni richiesta da parte degli organi di vigilanza ed enti ispettivi (Qualità, Sicurezza, Assicurativi, VV-F, ecc.).

La legge 28 febbraio 2020, n. 8, ha modificato il DPR 462/01 introducendo l’art. 7 bis che, al comma 2, riporta quanto segue “Il datore di lavoro comunica tempestivamente all’INAIL, per via informatica, il nominativo dell’organismo che ha incaricato di effettuare le verifiche di cui all’articolo 4, comma 1, e all’articolo 6, comma 1.”

In conclusione, bisognerà esclusivamente comunicare all’INAIL, attraverso il portale CIVA, il    nominativo dell’Organismo di Ispezione che ha eseguito la verifica periodica, SENZA ALLEGARE NULLA che riguardi l’Organismo (preventivi, fatture, accompagnamento, tabelle, report, mail, disegni).

• PER LE VERIFICHE ESEGUITE PRIMA DELLA MODIFICA DEL DPR 462/01 DEVO COMUNQUE FARE L’ISCRIZIONE AL CIVA?

Solo per le verifiche eseguite dopo a partire dal 1° gennaio 2020, il datore di lavoro ha l’obbligo di comunicare attraverso il portale INAIL CIVA, il nominativo dell’Organismo di Ispezione che ha effettuato la verifica.

Per quelle antecedenti, non vi è da fare nulla, aspettando la scadenza naturale della verifica biennale o quinquennale.

• C’E UN TEMPO MASSIMO DOPO L’ESECUZIONE DELLA VERIFICA PER COMUNICARE IL NOMINATIVO DELL’ORGANISMO CHE L’HA ESEGUITA?

L’introduzione nel DPR 462/01 dell’articolo 7 bis, come da legge del 28 febbraio 2020, n. 8, riporta nell’art. 2 comma 2 quanto segue:” Il datore di lavoro comunica tempestivamente all’INAIL, per via informatica, il nominativo dell’organismo che ha incaricato di effettuare le verifiche di cui all’articolo 4, comma 1, e all’articolo 6, comma 1.”

La legge non indica un tempo definito, ma introduce il termine “… tempestivamente …”, quindi la comunicazione va effettuata possibilmente non appena conclusa la verifica.

• NON HO LA DICHIARAZIONE DI CONFORMITA’ DELL’IMPIANTO ELETTRICO, COSA DEVO FARE?

La dichiarazione di conformità alla regola dell’arte (Di.Co.) è il documento che l’installatore è obbligato a rilasciare quando realizza un impianto elettrico o nei casi in cui un impianto esistente venga messo a norma, modificato in maniera sostanziale o rifatto ex novo. Esso serve ad attestare e garantire la conformità delle opere eseguite alle normative tecniche e alle prescrizioni di legge vigenti ed al progetto se necessario.

Nel caso in cui la dichiarazione di conformità fosse andata perduta, la si può richiedere all’installatore che a suo tempo ha rilasciato tale documento.

Nel caso in cui la dichiarazione di conformità non fosse mai stata redatta, oppure se l’installatore non fosse più reperibile, occorrerà rivolgersi immediatamente ad un installatore di vostra fiducia.

Se l’impianto elettrico di cui si è privi di Di.Co. fosse stato realizzato prima dell’introduzione del DM 37/08, sarà possibile farsi rilasciare da un professionista una dichiarazione di rispondenza (Di.Ri.)

La dichiarazione di rispondenza può essere rilasciata dal responsabile tecnico di impresa installatrice (con 5 anni di esperienza) se l’impianto non risulta soggetto a obbligo di progetto. Negli altri casi va incaricato un professionista iscritto negli albi professionali di Periti Industriali o Ingegneri.

Naturalmente, una volta in possesso della dichiarazione di conformità o della Di.Ri., si dovrà procedere con la denuncia dell’impianto di terra mediante il portale INAIL CIVA.

• NON HO IL PROGETTO DELL’IMPIANTO ELETTRICO, COSA DEVO FARE?

Per gli impianti realizzati dopo il 27/03/2008:

L’introduzione del DM 37/08 specifica, all’articolo 5, che il progetto è sempre obbligatorio ogni volta che si realizza una installazione, una trasformazione o un ampliamento di un impianto elettrico.

Il progetto deve essere redatto da un professionista iscritto agli albi professionali secondo le specifiche competenze tecniche richieste, nei seguenti casi:

• per tutte le utenze condominiali e per utenze domestiche di singole unità abitative aventi potenza impegnata superiore a 6 kW o per utenze domestiche di singole unità abitative di superficie superiore a 400 m²;
• impianti elettrici realizzati con lampade fluorescenti a catodo freddo, collegati ad impianti elettrici, per i quali è obbligatorio il progetto e in ogni caso per impianti di potenza complessiva maggiore di 1.200 VA resa dagli alimentatori;
• impianti relativi agli immobili adibiti ad attività produttive, al commercio, al terziario e ad altri usi, quando le utenze sono alimentate a tensione superiore a 1.000 V, inclusa la parte in bassa tensione, o quando le utenze sono alimentate in bassa tensione aventi potenza impegnata superiore a 6 kW o qualora la superficie superi i 200 m²;
• impianti elettrici relativi ad unità immobiliari provviste, anche solo parzialmente, di ambienti soggetti a normativa specifica del CEI, in caso di locali adibiti ad uso medico o per i quali sussista pericolo di esplosione o a maggior rischio di incendio, nonché per gli impianti di protezione da scariche atmosferiche in edifici di volume superiore a 200 m³.

In tutti gli altri casi, il progetto, come specificato all’articolo 7, comma 2, è redatto, in alternativa, dal responsabile tecnico dell’impresa installatrice.

Nel caso in cui il progetto fosse andato perduto, lo si può richiedere al progettista che a suo tempo aveva redatto tale documento.

Nel caso in cui il progetto non fosse mai stato prodotto, bisognerà richiedere immediatamente ad un progettista di vostra fiducia di produrlo ex-novo.

Per gli impianti elettrici realizzati prima del 27/03/2008 e dopo il 13/03/1990:

Per tali impianti bisognerà fare riferimento alla legge 46/90 che prevedeva l’obbligo di progetto redatto da un professionista iscritto agli albi professionali secondo le specifiche competenze tecniche richieste, nei seguenti casi:

• utenze condominiali con potenza maggiore di 6 kW;
• unità immobiliari residenziali con superficie maggiore di 400 m²;
• immobili ad uso produttivo o terziario con superficie maggiore di 200 m²;
• impianti alimentati a tensione superiore a 1.000 V;
• impianti soggetti a normativa specifica (locali adibiti ad uso medico o per i quali sussista pericolo di esplosione o a maggior rischio di incendio);
• impianti di protezione scariche atmosferiche.

Per questi impianti, nel caso in cui il progetto fosse andato perduto o non fosse più reperibile, il Decreto 37/08 ha previsto l’opportunità di farsi rilasciare una dichiarazione di rispondenza. Con tale documento il professionista che firma ricostruisce la documentazione mancante e si assume la responsabilità della progettazione e/o realizzazione dell’impianto. La dichiarazione di rispondenza può essere rilasciata da responsabile tecnico di impresa installatrice (con 5 anni di esperienza) sotto i limiti dimensionali previsti. Sopra tali limiti va incaricato un professionista iscritto negli albi professionali.

• NON HO LAVORATORI MA HO COMUNQUE FATTO LA VERIFICA, DEVO FARE L’ISCRIZIONE AL CIVA?

Per i soggetti che non hanno lavoratori, la comunicazione non deve essere fatta.

• HO RICHIESTO UNA “VERIFICA STRAORDINARIA”, A SEGUITO DI AMPLIAMENTO, AUMENTO DI POTENZA, RIFACIMENTO PARZIALE DI IMPIANTO, CAMBIO TENSIONE DI ALIMENTAZIONE, AUMENTO DEL NUMERO DI CABINE: COSA DEVO COMUNICARE AL CIVA?

Secondo la Circolare ISPESL n° 12988 del 24/10/1994 nonché secondo la Guida CEI 0-14, deve essere comunicato ciò al CIVA.

Mentre per quanto riguarda la comunicazione dell’Organismo di Ispezione, ciò NON deve essere fatto, poiché trattasi di “verifica straordinaria” e non di “verifica periodica”, alla quale si applicano i nuovi obblighi. 

• NON COMUNICO NULLA AL CIVA: CHE SUCCEDE?

Ad oggi ciò non è noto, mancando i regolamenti attuativi e non precisate le eventuali sanzioni.

• CHI VERSA IL 5% DELLE TARIFFE ALL’INAIL?

Spetterà agli Organismi di Ispezione versare il corrispettivo del 5% delle tariffe; il Datore di lavoro non deve fare nulla.

Non è noto ad oggi in che termini, quando ciò avverrà e come farà INAIL a calcolare questi importi.

DOMANDE E RISPOSTE FORNITE DA CONFINDUSTRIA ALTO ADRIATICO DURANTE IL WEBINAR INAIL DEL 10 MARZO 2021.

• Un mio Cliente non ha ancora comunicato a CIVA il nominativo dell’Ente Notificato per le verifiche di messa a terra, può ancora farlo? Ci sono sanzioni?

In merito alle sanzioni per il ritardo o la mancata comunicazione al CIVA dell’Organismo incaricato dei controlli, si fa presente che nel decreto (DPR 462/2001) manca una sanzione specifica. Il provvedimento peraltro non fissa dei termini di scadenza ma indica che la comunicazione deve essere effettuata “tempestivamente”; pertanto tale termine si può intendere come “il prima possibile” o “appena possibile”.

• Un RSPP di una Azienda o Amministrazione pubblica può avere la delega consulente per entrare in CIVA e visionare documentazione impianti ed attrezzature relative?

CIVA consente al legale rappresentante o persone da lui delegate (consulente per le attrezzature e impianti, terzo responsabile, installatore/manutentore, RSPP ecc.) di operare in CIVA.                                                                                                                                    Inoltre il Legale Rappresentante, usando le proprie credenziali, può consentire al personale aziendale (es. RSPP interno) di visionare la situazione presente in CIVA.

• Come si fa per recuperare la verifica di messa a terra effettuata IN PRECEDENZA, se non le vedo sul portale CIVA caricati?

La norma prevede l’obbligo di denuncia degli impianti di messa a terra (dal 27/05/2019) attraverso il CIVA, ed inoltre di comunicare tempestivamente all’INAIL, sempre attraverso il CIVA, il nominativo dell’organismo incaricato di effettuare le verifiche periodiche previste sugli impianti di MT.

Per quest’ultima comunicazione viene chiesto il numero di matricola assegnato dall’ENTE all’impianto. Se quest’ultimo non è noto o non si riesce a inserirlo nella maniera corretta (seguendo gli esempi presenti nell’applicativo), c’è una funzione che consente di richiedere il n° matricola dell’impianto (denunciato) all’INAIL.

• L’azienda per operare in CIVA deve delegare una persona specifica o può operare con la propria firma digitale?

Il Legale Rappresentante può accedere ed operare usando le proprie credenziali, non è obbligato a delegare altri.

• Nel caso in cui sia stata fatta la verifica dell’impianto messa a terra nel febbraio 2020 ma non sia stato comunicato il nominativo dell’Organismo abilitato che ha eseguito la verifica con procedura CIVA, ci possono essere sanzioni? Cosa consigliate di fare ora?

In merito alle sanzioni per il ritardo o la mancata comunicazione al CIVA dell’Organismo incaricato dei controlli, si fa presente che nel decreto (DPR 462/2001) manca una sanzione specifica. Il provvedimento peraltro non fissa dei termini di scadenza ma indica che la comunicazione deve essere effettuata “tempestivamente”; pertanto tale termine si può intendere come “il prima possibile” o “appena possibile”.

• Come funziona per gli impianti ATEX in zone 0, 1, 20 e 21? L’argomento ancora è ignoto a molti….

Per gli impianti elettrici ATEX il primo passo da fare è richiedere la matricola INAIL attraverso CIVA, essendo ovviamente in preliminare possesso della dichiarazione di conformità o di rispondenza. Ottenuta la matricola si può procedere con la comunicazione del nominativo dell’organismo abilitato scelto per le verifiche periodiche. L’omologazione di questi impianti rimane comunque in capo all’ASL/ARPA competente per territorio.

• Come funziona per gli impianti ATEX in zone 2 e 22 e per le strutture che dall’analisi del rischio di fulminazione, risultano essere autoprotette?

Non occorre comunicare nulla, ai sensi del D.Lgs 81/2008 e dello stesso D.P.R. 462/01.

Peraltro il tariffario INAIL 2005 e lo stesso portale CIVA, non prevedono questa eventuale azione di tipo “volontario”.